^{Как создать отчет? Как сформировать отчет? Как работать с настройками отчета?}

Для формирования отчетности в Case.one вы можете использовать всю информацию по:

Проектам.
Делам и объектам (включая информацию со всех вкладок карточки).
Участником — информация по ФЛ и организациям.
Клиентским запросам.
Пользователям.
Группам пользователей.
Ролям пользователей.

Конструктор отчетов позволяет выбрать, какие данные вывести в отчет. Вам необходимо задать параметры и озаглавить колонки будущей таблицы. Отчет сформируется автоматически.

Отчет формируется только по тем проектам и делам, к которым у вас есть доступ.

Создание отчета

Для создания отчета:

Выберите раздел Отчеты в Главном меню.
Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт Отчет, откроется конструктор отчета на вкладке Параметры. Вкладки Отчет и Общий доступ недоступны, пока в параметрах отчета не будут указаны название отчета и хотя бы одна колонка.
Заполните поля блока Общая информация:
- Укажите название отчета
- Прикрепите файл с шаблоном отчета
- Введите описание отчета
В блоке Колонки выберите корневой элемент (например, Проект) из списка и нужное поле или введите название поля в строке. В рамках одного отчета нельзя использовать разные корневые элементы.
Настройте параметры колонки:
- Добавьте название колонки для отображения в отчете
- Измените ширину поля в отчете
- Выберите формат значений из списка — доступные значения для выбора зависят от типа поля (если в качестве колонки отчета указано поле из мультистроки и/или мультиблока, вы можете выбрать значение Объединить все значения — тогда все значения, находящиеся в мультиблоке или в мультистроке будут отображаться в одной ячейке через точку с запятой):
  - Дата — Все значения, Количество всех значений, Уникальные значения, Месяц, Год, Максимум, Минимум
  - Время — Не выбрано, Количество всех значений, Максимум, Среднее, Минимум
  - Текст, Справочник — Все значения, Количество значений, Уникальные значения
  - Число — Все значения, Уникальные значения, Количество всех значений, Сумма, Максимум, Среднее, Минимум
  - Логический — Все значения, Количество всех значений
  - Данные — такие же как и у поля, на которое ссылается поле с типом Данные
  - Поле из мультистроки/мультиблока — в зависимости от формата поля из мультиблока/мультистроки и Объединить все значения
- Измените порядок колонок при необходимости — вы можете изменить порядок колонок с помощью Drag&Drop, перетащив их в нужное место
Нажмите кнопку и выберите пункт Настройки, откроется форма настроек колонок:
- Выберите формат итогов — доступные значения для выбора зависят от типа поля:
  - Дата — Не выбрано, Количество всех значений, Максимум, Среднее, Минимум
  - Время — Не выбрано, Количество всех значений, Максимум, Среднее, Минимум
  - Текст, Справочник — Не выбрано, Количество всех значений
  - Число — Не выбрано, Количество всех значений, Сумма, Максимум, Среднее, Минимум
  - Логический — Не выбрано, Количество всех значений
  - Данные — такие же как и у поля, на которое ссылается поле с типом Данные
  - Поле из мультистроки/мультиблока — в зависимости от формата поля из мультиблока/мультистроки
- Формат времени — выберите из списка формат отображения даты и времени (отображается, если в качестве колонки вы выбрали поле с типом Дата и время):
  - По умолчанию:
    - При просмотре отчета в Case.one дата и время отображаются с учетом часового пояса, указанного в профиле пользователя
    - При просмотре отчета, скачанного в формате *.xlsx и *.csv — UTC +0
  - Время аккаунта — дата и время отображаются с учетом часового пояса, указанного в поле Часовой пояс раздела Администрирование — Аккаунт
  - Время профиля — дата и время отображаются с учетом часового пояса, указанного в профиле пользователя
- Укажите тип поля для фильтрации
- Установите значения фильтрации — по каким значениям будут фильтроваться данные в этой колонке
- Установите флаг Показывать в фильтре по этой колонке только релевантные данные, чтобы в фильтре по колонке при просмотре отчета были только те значения, которые отображаются в отчете, с учетом настроенной фильтрации в параметрах отчета:
  - Установка флага доступна, если в качестве колонок отчета выбраны следующие поля:
    - Системные поля объектов/дел:
      - Тип
      - Стадия
      - Название
    - Кастомные поля объектов/дел и дополнительные атрибуты системных объектов с форматом:
      - Текст
      - Текстовое расширяемое
      - Данные, если в качестве значения выбраны поля: кастомные поля с форматом Текст и Текстовое расширяемое или системное поле Название
  - По умолчанию флаг снят
  - При изменении поля, которое выбрано в качестве колонки, выполнится проверка доступности установки флага Показывать в фильтре по этой колонке только релевантные данные (если для поля недоступна установка флага, флаг будет автоматически сброшен)
Нажмите кнопку Сохранить, настройки колонки будут сохранены.
Аналогично выберите и настройте остальные колонки отчета.
Нажмите кнопку в правом нижнем углу, отчет будет сформирован.

Предусмотрены следующие особенности учета настроек формата даты и времени для пользовательских отчетов — при выборе значений Минимум, Максимум или Среднее в поле Формат итогов в настройках колонки результат будет отображаться с учетом значения в поле Формат времени.

Выбор значения в поле Формат времени доступен:

Для системных полей с типом Дата и время:
- Проект — Дело — События — Основная информация: Время начала, Время окончания, Дата и время начала и Дата и время окончания;
- Проект — Дело — Задачи — Основная информация: Время выполнения и Дата и время выполнения
- Звонки — Время звонка
Для созданных полей с типом Дата и Время.

Важно! Установка флага Показывать в фильтре по этой колонке только релевантные данные может влиять на производительность системы в части скорости отображения значений фильтров в отчетах с большим объемом данных.

Мы рекомендуется устанавливать флаг Показывать в фильтре по этой колонке только релевантные данные только для минимально необходимого количества ключевых полей, которые используются для фильтрации, и в которых полный список значений фильтра усложняет работу пользователей.

Настройки фильтрации данных отчета

При настройке отчета вы можете выбрать режим фильтрации:

Базовый режим — отображается по умолчанию и позволяет фильтровать данные в отчете как прежде: по выбранным значениям, пустым или не пустым значениям.
Продвинутый режим — включается отдельно и позволяет самостоятельно прописывать структурированные запросы для фильтрации данных отчета. Для написания фильтра в продвинутом режиме используется язык запросов Case.one (С1QL), который предоставляет SQL-подобный синтаксис, однако С1QL не является языком запросов к базе данных. С помощью продвинутого режима вы можете создавать, как простые запросы фильтрации, так и сложные, которые могут состоять из нескольких простых фильтров, объединенных логическими операторами.

Подробные сведения об использовании продвинутого режима фильтрации, компонентах языка C1QL и особенностях написания запросов фильтрации, вы можете узнать из отдельной инструкции — чтобы посмотреть или скачать инструкцию, нажмите кнопку в конце строки Текст запроса в продвинутом режиме фильтрации.

Для настройки фильтрации отчета в базовом режиме:

Проверьте, что в блоке Фильтрация выбран Базовый режим.
Выберите фильтры в блоке Фильтрация.
Нажмите на поле Значения и выберите значения из списка, по которым будет выполняться фильтрация.
Нажмите кнопку сохранения отчета.

Обратите внимание, что вы можете исключить из отчета пустые записи. Для этого нажмите на поле Отфильтровать по и выберите значение:

Выбранные значения (установлено по умолчанию) — вы можете выбрать фильтрацию по всем указанным значениям или по конкретному значению.
Пустые — фильтрации по пустым полям:
- Фильтр по полю сущности, существующей в отчете, применяется к значениям колонки итогового отчета, а не к значениям самой сущности
- Фильтр по полю сущности, не существующей в отчете, применяется к значениям самой сущности (выполняется подзапрос к фильтруемой сущности)
Не пустые.

Если использованы фильтры по дате, при формировании отчета будут выбраны следующие временные периоды:

Вчера — за предыдущий день относительно дня формирования отчета.
Сегодня — за день формирования отчета.
За текущую неделю — за семь дней с первого дня недели согласно настройкам case.one, в которые входит день формирования отчета.
За текущий месяц — с первого по последнее число месяца, в котором формируется отчет.
За последние 7 дней — за последние 7 дней относительно дня формирования отчета.
За последние 30 дней — за последние 30 дней относительно дня формирования отчета.

Для настройки отчета в продвинутом режиме:

Нажмите кнопку Продвинутый режим в блоке Фильтрация.
Ознакомьтесь со специальной инструкцией по написанию запросов фильтрации на языке C1QL при необходимости:
- Нажмите кнопку в конце строки Текст запроса
- Прочтите или скачайте инструкцию
В поле Текст запроса введите символ @. Отобразится список корневых групп полей:
- Проект
- Администрирование
- Участники
- Клиентский запрос
- Звонки
Выберите вручную поле для фильтрации или начните вводить его наименование — название поля вводится на языке названия поля (изменить поле можно стерев название).
Нажмите клавишу SPACE и укажите оператор сравнения. Оператор будет подсвечен зеленым цветом.
Нажмите клавишу SPACE и укажите в кавычках значение поля или зарезервированное слово без кавычек.
Пропишите остальные запросы фильтрации.
Нажмите кнопку сохранения отчета. Выполнится проверка корректности написания запроса фильтрации:
- Если в запросе фильтрации не найдено ошибок, отчет будет сохранен и сформирован
- Если запрос фильтрации составлен некорректно, отобразится соответствующее уведомление об ошибке

Предусмотрены следующие особенности при изменении режима фильтрации в отчете:

При переключении между режимами фильтрации (без сохранения всех параметров отчета) настройки фильтрации будут сохранены для каждого выбранного режима отдельно, например:
- Если вы указали параметры фильтрации в базовом режиме, а после переключились на Продвинутый режим:
  - Настройки фильтрации будут сохранены, но не перепишутся в запрос фильтрации продвинутого режима
  - При повторном переключении на Базовый режим отобразятся сохраненные настройки
- Если вы прописали запрос фильтрации в продвинутом режиме, а после переключились на Базовый режим:
  - Запросы фильтрации будут сохранены, но не примут значения фильтров базового режима
  - При повторном переключении на Продвинутый режим отобразятся сохраненные настройки
Если запрос фильтрации в продвинутом режиме содержит пустые строки, при переключении на Базовый режим они будут удалены.
После нажатия кнопки будут сохранены только параметры фильтрации того режима, который сейчас выбран в блоке Фильтрация:
- Отобразится уведомление: об успешном сохранении отчета или об ошибке
- Автоматический переход на вкладку Отчет не будет выполнен
Продвинутый режим фильтрации недоступен при работе с Case.one в браузере Internet Explorer.

Настройки визуализации отчета

В блоке Диаграмма вы можете включить визуализацию по колонкам отчета и выбрать тип отображения данных отчета:

Круговая диаграмма — значения представлены в виде секторов круга, площадь которых пропорциональна величине отображаемых значений.
Линейные типы диаграмм — значения представлены точками, расположенными на координатной плоскости и соединенными линиями, высота которых пропорциональна величине отображаемых значений.
Линейчатые типы диаграмм — значения представлены горизонтальными полосами, длина которых пропорциональна величине отображаемых значений.
Столбчатые типы диаграмм — значения представлены вертикальными полосами, длина которых пропорциональна величине отображаемых значений.

Для настройки визуализации отчета:

Нажмите кнопку Включить в блоке Диаграмма.
Выберите тип диаграммы из списка:
- Круговая диаграмма
- Линейная диаграмма
- Линейная диаграмма с накоплением
- Линейчатая диаграмма
- Линейчатая диаграмма с накоплением
- Показатель — отображает ключевые показатели в числовом формате
- Столбчатая диаграмма
- Столбчатая диаграмма с накоплением
Если вы выбрали Круговая диаграмма:
- Выберите Сектор из списка полей, которые являются колонками отчета — по полю будет выполняться построение диаграммы (доступно выбрать только одно поле)
- Выберите Значение из списка — по выбранному полю будет выполняться группировка по значению из поля Сектор и внутри этой группы выполняется указанный формат (можно выбрать только одно значение из поля, которое используется в отчете в качестве колонки)
Если вы выбрали любой тип линейной или столбчатой диаграммы:
- Выберите Ось Х из списка — по полю будет выполняться построение диаграммы (можно выбрать только одно поле, которое используется в отчете в качестве колонки)
- Выберите Ряд из списка — по выбранному полю выполняется группировка по значению из поля Сектор/Ось Х и внутри этой группы выполняется указанный формат (можно выбрать несколько рядов из полей, которые используются в отчете в качестве колонки)
Если вы выбрали любой тип линейчатой диаграммы:
- Выберите Ось Y из списка — по полю будет выполняться построение диаграммы (можно выбрать только одно поле, которое используется в отчете в качестве колонки)
- Выберите Ряд из списка — по выбранному полю выполняется группировка по значению из поля Ось Y и внутри этой группы выполняется указанный формат (можно выбрать несколько рядов из полей, которые используются в отчете в качестве колонки)
Если вы выбрали любой тип столбчатой или линейчатой диаграммы, установите при необходимости флаг Отображать значения в столбцах:
- Если флаг установлен, при просмотре диаграммы в столбцах сразу будут отображаться числа
- Если флаг снят (значение по умолчанию), значения столбцов диаграммы отображаются только при наведении курсора на столбец
Укажите Формат — в зависимости от формата будет выполнена указанная агрегирующая функция на диаграмме (если тип поля выбранного ряда или значения не является числом или формулой, и выбран формат арифметической операции — т.е. любое значение, кроме Количество всех значений, отображается ошибка: Невозможно применить формат к рядам: [Название ряда]):
- Количество всех значений
- Максимум
- Минимум
- Среднее
- Сумма
Если вы выбрали диаграмму Показатель, заполните следующие параметры диаграммы:
- Параметр — выбор из списка полей, которые выбраны в качестве колонки отчета, доступно выбрать до 6 показателей
- Формат — выбор формата зависит от типа поля, возможные значения: Не выбрано (по умолчанию), Количество всех значений, Максимум, Среднее, Минимум
- Красный, если — выбор условия, при котором показатель будет выделен красным цветом: Не выбрано (по умолчанию), Больше, Больше или равно, Равно, Не равно, Меньше, Меньше или равно
- Значение — ввод значения для выделения показателя красным цветом;
- Зеленый, если — выбор условия, при котором показатель будет выделен зеленым цветом: Не выбрано (по умолчанию), Больше, Больше или равно, Равно, Не равно, Меньше, Меньше или равно
- Значение — ввод значения для выделения показателя зеленым цветом.
Нажмите кнопку , отчет и диаграмма по нему будут сформированы.

Если числовые диапазоны в полях Значение для параметров Красный, если и Зеленый, если пересекаются, при сохранении отобразится ошибка.

Итоговые значения показателя отображаются черным цветом, если:

В параметрах диаграммы не указаны значения для полей Красный, если и Зеленый, если.
Итоговое значение показателя не попадает ни в один диапазон числовых значений, выбранных в полях Красный, если и Зеленый, если.

При просмотре отчета вы можете изменять размер любых диаграмм — просто зажмите иконку в правом нижнем углу диаграммы и отрегулируйте ее размер:

Изменение размера диаграммы недоступно в стандартных отчетах.
При изменении размера диаграммы пропорционально увеличивается или уменьшается сама диаграмма и все ее данные.
Если размер диаграммы больше отображаемой области на экране, появится горизонтальная прокрутка.
Изменения размера диаграммы сохраняются в отчете индивидуально для каждого пользователя.
При получении доступа к отчету по ссылке пользователи могут изменить размер диаграммы, но при обновлении страницы или повторном открытии отчета изменения размера будут сброшены.

При просмотре любого типа диаграммы, кроме Показатель:

Легенда диаграммы отображается одной строкой.
В конце строки легенды доступны кнопки переключения значений (назад и вперед).
Всплывающие при наведении подсказки о значениях диаграммы отображаются поверх остальной информации.

Если в блоке Диаграмма нажать кнопку Отключить, отчет будет отображаться без визуализации. При повторном включении, если вы не сохранили настройки отчета, отобразятся все настройки диаграммы, если они были заполнены.

При просмотре линейной и линейной с накоплением диаграмм:

Линии диаграмм отображаются без точек.
При наведении курсора на свободную область диаграммы отображаются:
- Вертикальная линия под курсором для отображения среза данных на выбранную точку времени (значение Оси Х)
- Всплывающая подсказка о значениях диаграммы в выбранной точке:
  - Значение Оси Х, по которому выполнена агрегация показателей
  - Названия всех показателей, выведенных на диаграмму
  - Значения всех показателей на выбранную точку времени (значение Оси Х)
- Точки на линиях в выбранной точке агрегации (значение Оси Х)
При наведении курсора на линию диаграммы:
- Выполняется фокус на выбранной линии (остальные линии будут выделены свето-серым цветом)
- Отображаются те же сведения, что и при наведении курсора на свободную область диаграммы

При просмотре диаграммы Показатель:

Числовое значение отображается с учетом формата настройки показателя.
Каждое значение показателя отображается в отдельной рамке.
Если значений несколько, они отображаются в один ряд.
Под числовым значением отображается название параметра, который был выбран в качестве показателя.
При наведении курсора отображается подсказка.

Предусмотрены следующие ограничения на использование диаграмм:

При построении любых диаграмм:
- Учитываются:
  - Колонки отчета
  - Права пользователя к данным в отчете
  - Общая фильтрация в отчете
  - Настройки фильтрации в отчете
- Не учитывается формат данных, используемый в колонках отчета
При удалении из отчета поля, которое используется в диаграмме, поле будет удалено из диаграммы.
При удалении из объекта поля, которое используется в диаграмме:
- Поле будет удалено из списка полей отчета и из диаграммы
- При попытке открыть отчет отобразится уведомление: "В диаграмме указаны некорректные данные"
При изменении порядка колонок в отчете параметр Ось Х, Ось Y или Сектор не изменяется.
При выборе нескольких рядов (для столбчатой, линейной и линейчатой диаграмм):
- Если в Оси Х/Ось Y выбрано поле с типом Дата, Ось Х/Ось Y автоматически строится в масштабе даты
- Если в Оси Х/Ось Y выбрано поле с другим форматом, Ось Х/Ось Y строится, как по текстовому полю
- Сортировка значений в поле Ось Х/Ось Y такая же, как и в отчете по умолчанию
- По каждому ряду:
  - Строится линейная/линейчатая/столбчатая диаграмма
  - Выполняется группировка по значению из поля Ось Х/Ось Y и внутри этой группы применяется указанный формат
При выборе круговой диаграммы секторы отображаются с учетом сортировки по убыванию (размещается самое большое значение, а затем по часовой стрелке размещаются меньшие значения).
При построении диаграмм с накоплением по каждому ряду выполняется группировка по значению из поля Ось Х/Ось Y, и внутри этой группы выполняется указанная агрегирующая функция:
- При выборе типа Столбчатая диаграмма с накоплением или Линейчатая диаграмма с накоплением — все полученные значения по разным рядам складываются и отображаются на общей диаграмме. Порядок расположения столбцов в диаграмме (снизу вверх) соответствует порядку указанных рядов (от первого к последнему).
- При выборе типа Линейная диаграмма с накоплением — строятся линии для каждого ряда, при этом к ряду добавляются значения всех предыдущих рядов (то есть значения в линии 2 равняется значениям ряда 1 и ряда 2; линия 3 = ряд 1+ ряд 2 + ряд 3 и т.д.). Порядок расположения линий в диаграмме (снизу вверх) соответствует порядку указанных рядов (от первого к последнему).
При выполнении функции агрегаций (Минимум, Максимум, Сумма, Среднее) над полями с типом Продолжительность значение на диаграмме отображается в минутах. Например, если необходимо отобразить суммарное время по всем звонкам (3 часа 15 минут и 30 секунд), в диаграмме они отобразятся как 195.5 (округление выполняется до 0.01, т.е. до ближайшего значения).
При добавлении Столбчатой диаграммы, Линейной диаграммы, Линейчатой диаграммы или диаграмм с накоплением, если в поле Ряд указаны значения из мультиблоков или мультистрок в качестве значения по Оси Х/Оси Y, в диаграмме группировка будет аналогична группировке в самом отчете.

Поле с типом Продолжительность недоступно для создания, но используется в качестве системных полей в следующих местах:

Длительность звонка
Время — Project_Bill_Time_Item
Потраченное время — Project_Event_TimeSpent
Время — Project_TimeLog_Time
Время — Project_Task_TimeLog_Time
Время — Project_Event_TimeLog_Time
Время — Project_Document_TimeLog_Time
Время — Project_Email_TimeLog_Time

При изменении типа диаграммы после заполнения параметров:
- Если вместо круговой диаграммы вы выбрали любой тип столбчатой, линейной или линейчатой диаграмм, значения параметров не изменятся:
  - Вместо параметра Сектор отобразится Ось Х/Ось Y
  - Вместо параметра Значение — параметр Ряд
  - Значение в поле Формат останется прежним
- Если изменен тип с любого типа линейной, линейчатой на столбчатую диаграмму (или наоборот), все значения параметров будут сохранены (кроме параметра Отображать значения в колонках)
- Если изменен тип с любого типа линейчатой на столбчатую диаграмму (или наоборот), все значения параметров будут сохранены, включая параметр Отображать значения в колонках
- Если вместо любого типа столбчатой или линейной диаграммы выбрать тип Круговая, значения параметров не изменятся
- Если вместо любого типа столбчатой или линейной диаграмм, где указано несколько рядов, выбрать тип Круговая, будут сохранены настройки только для первого ряда
- Если вместо диаграммы Показатель вы выбрали любой другой тип диаграммы:
  - Значение первого поля Параметр будет перенесено в поле Значение или Ряд в зависимости от типа диаграммы
  - Значение в поле Формат останется прежним
- Если вместо круговой диаграммы вы выбрали диаграмму Показатель:
  - Параметр Сектор будет сброшен
  - Вместо поля Значение — поле Параметр
  - Значение в поле Формат останется прежним
- Если вместо любого типа столбчатой линейчатой или линейной диаграммы вы выбрали диаграмму Показатель:
  - Параметр Ось Х/Ось Y будет сброшен
  - Вместо поля Ряд — поле Параметр
  - Значение в поле Формат останется прежним
При копировании отчета настройки визуализации отчета также копируются.
При скачивании отчета диаграмма не будет загружена.
При фильтрации отчета значения диаграммы будут автоматически обновлены в зависимости от примененных фильтров.