Какие стадии предусмотрены для карточки исходящего документа? Какая информация в них содержится? Как проверить статус почтового отправления?
Для исходящего документа предусмотрены 5 стадий:
- Черновик — стадия дела по умолчанию после создания карточки.
- Отправлен.
- Доставлен (действия не требуются).
- Ожидает действий.
- Обработан.
В карточке исходящего документа, вне зависимости от стадии, всегда отображаются следующие блоки:
- Основная информация — общая информация о карточке документа (описание см. в разделе Корреспонденция).
- Исх | Общие данные — в блоке вы можете:
- Выбрать вид основного документа
- Указать общие сведения о корреспонденции
- Установить связь входящего документа с арбитражным делом или делом СОЮ
- Исх | От кого и Исх | Кому — в блоках содержатся сведения об отправителе и получателе, а также трек-номер, способ отправки документа и дата получения
- Исх | Файлы — в блоке вы можете прикрепить основной и дополнительные документы и указать тип приложений.
- Исх | Действия:
- В блоке вы можете синхронизировать входящий документ с новым делом АС или СОЮ
- Поля блока недоступны для изменения, если:
- Уже установлена связь с существующим делом
- Документ на стадии Обработан
Описание полей блока Исх | Общие данные:
| Поле | Описание | Примечание |
|---|---|---|
| Вид основного документа | Выбор значения из справочника Вид документа (исходящего, входящего): — Акт органа — Жалоба — Заявление — Иное — Исковое заявление — Исполнительный документ — Ответ на претензию — Постановление ФССП — Претензия | Если было выбрано значение Исковое заявление, Исполнительный лист или Претензия, в карточках арбитражных дел и дел СОЮ на различных стадиях будет доступна для выбора карточка текущего входящего документа. Значение в поле может быть установлено автоматически, если в названии карточки документа присутствую слова: — Претензия — Ответ на претензию — Сведения об иске — Сведения об исполнительном документе |
| Вид основного документа (иное) | Текстовое поле. | Поле доступно для заполнения, если выбран вид документа Иное. |
| Дата отправки документа | Выбор даты из календаря или ручной ввод. | |
| Срок исполнения / ответа | Выбор даты из календаря или ручной ввод. | Срок исполнения или ответа может быть установлен автоматически, если в связанной карточке дела в поле Крайняя дата ответа указано значение. |
| Связанное дело | Выбор карточки дела из списка для установки связи карточки документа с существующим делом. | Если в поле выбрано значение, поля блока Исх | Действия будут недоступны для изменения. |
Описание полей блока Исх | От кого:
| Поле | Описание | Примечание |
|---|---|---|
| Отправитель | Выбор из списка участников физических лиц, ИП или организаций, карточки которых добавлены в разделе Контакты. | После выбора значения доступен переход в карточку участника. Поле Отправитель обязательно для заполнения. |
| Исходящий номер | Текстовое поле. | |
| Способ направления документа | Выбор значения из справочника Способ направления претензии (ответа на акт государственного органа): — Курьерская служба — Почта России — ЭДО — система электронного документооборота — Электронная почта |
Описание полей блока Исх | Кому:
| Поле | Описание | Примечание |
|---|---|---|
| Получатель | Выбор из списка участников физических лиц, ИП или организаций, карточки которых добавлены в разделе Контакты. | После выбора значения доступен переход в карточку участника. |
| Адрес направления документа | Заполняется автоматически из сведений в карточке участника. | Недоступно для редактирования. |
| Трек-номер | Ввод трек-номера для отслеживания. | Поле может быть заполнено вручную или автоматически в результате выполнения запроса к Почте России после указания трек-номера и сохранения карточки документа. |
| Дата получения документа | Выбор даты из календаря или ручной ввод. | |
| Добавить строку… | Добавление строки с полями: — Получатель — Адрес направления документа — Трек-номер — Дата получения документа |
Описание полей блока Исх | Файлы:
| Поле | Описание | Примечание |
|---|---|---|
| Основной документ | Прикрепление или загрузка файла документа. | |
| Приложение | Прикрепление или загрузка файла документа. | |
| Тип приложения | Текстовое поле. | |
| Добавить строку… | Добавление строки с полями: — Приложение — Тип приложения |
Если в поле Способ направления документа вы выбрали значение Почта России и указан трек-номер, дополнительно отобразится блок Статус синхронизации по почтовому отправлению:
- Если по исходящему документу зарегистрировано несколько отправлений (трек-номеров), по каждому из них будет отображаться отдельный блок.
- В блоке автоматически заполняются сведения о почтовом отправлении:
- Трек-номер
- Статус синхронизации:
- В запросе был указан недопустимый идентификатор языка. Обратитесь к администратору системы
- Данные получены, идет отслеживание
- Отслеживание завершено
- Ошибка получения данных
- Превышен ежедневный лимит запросов. Попробуйте позже или обратитесь к администратору системы
- При обращении к Сервису отслеживания произошла ошибка авторизации. Попробуйте позже или обратитесь к администратору системы
- При попытке получить информацию об отправлении произошла ошибка. Проверьте трек-номер или обратитесь к администратору системы
- Дата и время последней и следующей синхронизации
- При получении сведений:
- По каждому отправлению будет создано событие Отслеживание почтовых отправлений с данными об операциях по трек-номеру
- Поле Дата получения документа будет заполнено или изменено
- Стадия карточки документа будет изменена на Ожидает действий
После заполнения всех сведений и отправки документа измените стадию карточки исходящего документа на Отправлен.
Стадии в карточке исходящего документа могут быть изменены автоматически на:
- Отправлен — при заполнении поля Дата отправки документа на стадии Черновик.
- Доставлен (действия не требуются) — при заполнении поля Дата получения документа на стадии Черновик или Отправлен.
- Ожидает действий — при неуспешной отправке документа, если была выбрана Почта России в поле Способ направления документа и указан трек-номер.
При любом изменении стадии исходящего документа, если заполнено поле Дело в блоке Данные об исходящем документе, в карточке дела (арбитражного или СОЮ) будет автоматически создано событие Исходящая корреспонденция получила обновление статуса - <Наименование стадии карточки исходящего документа> со следующей информацией из карточки документа:
- Дата начала/окончания — текущая дата (дата смены стадии исходящего документа).
- Исходящий документ — ссылка на карточку исходящего документа.
- Вид документа — вид основного документа.
На любой из стадий карточки исходящего документа вы можете синхронизировать документ с уже существующим делом АС или СОЮ:
Если вы хотите синхронизировать входящий документ с уже зарегистрированным делом:
- Выберите дело из списка в поле Связанное дело блока Исх | Общие данные.
- Нажмите кнопку
.
После синхронизации карточки документа с делом:
- Документ будет связан с карточкой дела — сведения об исходящем документе будут автоматически заполнены:
- В блоках (в зависимости от вида основного документа и типа связанного дела):
- (АС |) Рассмотрение претензии в поле Карточка претензии
- (АС |) Рассмотрение иска в поле Карточка иска
- (АС |) Исполнительный документ <Номер> от <Дата выдачи> в поле Исполнительный документ
- На вкладке Корреспонденция карточки дела
- В блоках (в зависимости от вида основного документа и типа связанного дела):
- В карточке корреспонденции в поле Срок исполнения / ответа будет установлено значение исходя от автоматически рассчитанного значения в поле Крайняя дата ответа в карточке дела, если в поле Вид основного документа выбрана Претензия.
- Внутри карточки дела будет добавлена задача с типом Удостовериться в доставке претензии, если в поле Вид основного документа выбрана претензия (подробнее см. в разделе Задачи П(Д)).
Нас стадии Обработан дополнительно отображается блок Ссылки, где вы можете выбрать дела из списка и указать к ним комментарий по связи с документом.
