Корреспонденция

^{Как создать новую карточку документа? Какая информация содержится в карточке документа?}

В разделе Корреспонденция вы можете вести карточки входящих и исходящих документов. Каждый документ представлен в виде отдельной карточки с определенным набором блоков и полей в зависимости от типа документа.

В разделе Корреспонденция вы можете просматривать документы в папках и проектах или с разбивкой по стадиям, как и в разделе Дела.

Чтобы создать новую карточку документа:

• Нажмите кнопку  и выберите пункт Создать дело.
• Заполните поля формы:
  • Введите название документа
  • Выберите папку, в которой будет храниться карточка документа
  • Выберите тип документа: Входящий документ или Исходящий документ
• Нажмите кнопку Добавить. Карточка документа будет открыта в новой вкладке.

В карточках документов предусмотрены различные типы блоков и полей, общие принципы заполнения которых, вы можете узнать из статьи Заполнение информации нашего Справочного центра.

Вне зависимости от типа документа (входящий или исходящий) информация в карточке распределена по следующим вкладкам:

• Основное — на вкладке содержится основная информация о документе:
  • Стадии, которые настроены для текущего типа документа
  • Блок Основная информация — стандартный блок для всех типов дел и объектов, где отображается сводная информация о документе:
    • Название дела — название, которое было указано при создании карточки документа, изменить название вы можете в любой момент
    • Ответственный — вы можете выбрать другого пользователя из списка, по умолчанию в качестве ответственного будет указан пользователь, который создал карточку документа
    • Описание — дополнительная информация о документе в свободной форме
  • Настроенные для текущего типа документа блоки с определенным набором полей
• События — все события различных типов, которые происходят в рамках ведения текущего документа.
• Участники — все участники и их роли в рамках текущего документа.
• Задачи — все задачи, связанные с ведением документа.
• Документы — все файлы и иные документы, связанные с карточкой текущего документа.
• Время — все затраченное время на задачи, события и иные активности, связанные с ведением документа.
• Заметки — на вкладке хранятся все приватные и публичные заметки по этому документу.

Подробные сведения о работе с различными вкладками карточки документа (или любого другого настроенного объекта) вы можете посмотреть в разделе Работа с карточкой дела/объекта нашего Справочного центра.

Работа с карточкой входящего документа

^{Какая информация размещена в карточке входящего документа? Какие стадии предусмотрены для карточки входящего документа? Как просмотреть или изменить задачу на распределение документа?}

Для входящего документа предусмотрены 3 стадии:

1. Поступил — стадия документа по умолчанию после создания карточки.
2. Ожидает действий — стадия документа может быть установлена автоматически, если в уже привязанной к делу карточке документа удалить связь с делом.
3. Обработан — финальная стадия документа, изменение полей в блоках недоступно.

В карточке входящего документа, вне зависимости от стадии, всегда отображаются следующие блоки:

• Основная информация — общая информация о карточке документа (описание см. в статье Корреспонденция).
• Вх | Общие данные — в блоке вы можете:
  • Выбрать вид основного документа
  • Указать общие сведения о корреспонденции
  • Установить связь входящего документа с арбитражным делом или делом СОЮ
• Вх | От кого и Вх | Кому — в блоках содержатся сведения об отправителе и получателе, а также способ отправки документа, номер документа и дата отправки.
• Вх | Файлы — в блоке вы можете прикрепить основной и дополнительные документы и указать тип приложений.
• Вх | Действия:
  • В блоке вы можете синхронизировать входящий документ с новым делом АС или СОЮ
  • Поля блока недоступны для изменения, если:
    • Уже установлена связь с существующим делом
    • Документ на стадии Обработан

Описание полей блока Вх | Общие данные:

Описание полей блока Вх | От кого:

Описание полей блока Вх | Кому:

Описание полей блока Вх | Файлы:

Описание полей блока Вх | Действия:

Сразу после создания карточки входящего документа будут автоматически созданы:

• Событие о поступлении в П(Д) нового входящего документа.
• Задача на распределение документа.

Также могут быть дополнительно созданы автоматические задачи по работе с претензиями (подробнее в разделе Задачи), сведения в которых зависят от информации, указанной в карточке документа (если в поле Вид основного документа выбрано значение Претензия), а в разделе Настройки указано автоматическое создание задач.

Чтобы посмотреть или изменить задачу:

1. Перейдите на вкладку Задачи.
2. Выберите задачу Распределить входящий документ из списка.
3. Дополните информацию в задаче (например, указав сведения из блоков карточки документа).
4. Назначьте ответственного, выбрав пользователя из списка.
5. Нажмите кнопку Сохранить.

Привязка карточки входящего документа к делу

^{Как синхронизировать документ с делом?}

Вы можете синхронизировать документ с новым делом или с уже существующим на стадиях Поступил и Ожидает действий.

Если вы хотите синхронизировать входящий документ с уже зарегистрированным делом:

1. Выберите дело из списка в поле Связанное дело блока Вх | Общие данные.
2. Нажмите кнопку .

Если вы хотите синхронизировать входящий документ с новым делом:

1. Выберите тип дела (арбитражное дело или СОЮ) в поле Тип нового дела.
2. Нажмите кнопку Создать новое дело. Дело будет создано автоматически:
   • Название дела будет создано по маске: Дело. Источник - <Название карточки входящего документа>
   • В поле Связанное дело будет установлена связь с созданным делом

После синхронизации карточки документа с новым или уже зарегистрированным делом:

1. Документ будет связан с карточкой дела — сведения о входящем документе будут автоматически заполнены:
   • В блоках (в зависимости от вида основного документа и типа связанного дела):
     • (АС |) Рассмотрение претензии в поле Карточка претензии
     • (АС |) Рассмотрение иска в поле Карточка иска
     • (АС |) Исполнительный документ <Номер> от <Дата выдачи> в поле Исполнительный документ
   • На вкладке Корреспонденция карточки дела
2. В карточке корреспонденции в поле Срок исполнения / ответа будет установлено значение исходя от автоматически рассчитанного значения в поле Крайняя дата ответа в карточке дела, если в поле Вид основного документа выбрана Претензия.
3. Внутри карточки дела будут добавлены:
   • Событие с типом Новый входящий документ
   • Задача с типом Подготовить ответ на исковое заявление, Взять в работу исполнительный лист или Подготовить ответ на претензию в зависимости от вида основного документа (подробнее см. в разделе Задачи П(Д))
4. Стадия карточки входящего документа будет изменена на Обработан.

В рамках работы с задачами по подготовке документов вы можете быстро создавать документы по настроенным в П(Д) шаблонам. Подробнее о работе с шаблонами документов вы можете узнать в разделе Документы нашего Справочного центра.

Также связь корреспонденции с делом может быть выполнена из карточки дела (подробнее см. в разделах Карточка арбитражного дела и Карточка дела СОЮ нашего Справочного центра).

Работа с карточкой исходящего документа

^{Какие стадии предусмотрены для карточки исходящего документа? Какая информация в них содержится? Как проверить статус почтового отправления?}

Для исходящего документа предусмотрены 5 стадий:

1. Черновик — стадия дела по умолчанию после создания карточки.
2. Отправлен.
3. Доставлен (действия не требуются).
4. Ожидает действий.
5. Обработан.

В карточке исходящего документа, вне зависимости от стадии, всегда отображаются следующие блоки:

• Основная информация — общая информация о карточке документа (описание см. в разделе Корреспонденция).
• Исх | Общие данные — в блоке вы можете:
  • Выбрать вид основного документа
  • Указать общие сведения о корреспонденции
  • Установить связь входящего документа с арбитражным делом или делом СОЮ
• Исх | От кого и Исх | Кому — в блоках содержатся сведения об отправителе и получателе, а также трек-номер, способ отправки документа и дата получения
• Исх | Файлы — в блоке вы можете прикрепить основной и дополнительные документы и указать тип приложений.
• Исх | Действия:
  • В блоке вы можете синхронизировать входящий документ с новым делом АС или СОЮ
  • Поля блока недоступны для изменения, если:
    • Уже установлена связь с существующим делом
    • Документ на стадии Обработан

Описание полей блока Исх | Общие данные:

Описание полей блока Исх | От кого:

Описание полей блока Исх | Кому:

Описание полей блока Исх | Файлы:

Если в поле Способ направления документа вы выбрали значение Почта России и указан трек-номер, дополнительно отобразится блок Статус синхронизации по почтовому отправлению:

• Если по исходящему документу зарегистрировано несколько отправлений (трек-номеров), по каждому из них будет отображаться отдельный блок.
• В блоке автоматически заполняются сведения о почтовом отправлении:
  • Трек-номер
  • Статус синхронизации:
    • В запросе был указан недопустимый идентификатор языка. Обратитесь к администратору системы
    • Данные получены, идет отслеживание
    • Отслеживание завершено
    • Ошибка получения данных
    • Превышен ежедневный лимит запросов. Попробуйте позже или обратитесь к администратору системы
    • При обращении к Сервису отслеживания произошла ошибка авторизации. Попробуйте позже или обратитесь к администратору системы
    • При попытке получить информацию об отправлении произошла ошибка. Проверьте трек-номер или обратитесь к администратору системы
  • Дата и время последней и следующей синхронизации
• При получении сведений:
  • По каждому отправлению будет создано событие Отслеживание почтовых отправлений с данными об операциях по трек-номеру
  • Поле Дата получения документа будет заполнено или изменено 
  • Стадия карточки документа будет изменена на Ожидает действий

После заполнения всех сведений и отправки документа измените стадию карточки исходящего документа на Отправлен.

Стадии в карточке исходящего документа могут быть изменены автоматически на:

• Отправлен — при заполнении поля Дата отправки документа на стадии Черновик.
• Доставлен (действия не требуются) — при заполнении поля Дата получения документа на стадии Черновик или Отправлен.
• Ожидает действий — при неуспешной отправке документа, если была выбрана Почта России в поле Способ направления документа и указан трек-номер.

При любом изменении стадии исходящего документа, если заполнено поле Дело в блоке Данные об исходящем документе, в карточке дела (арбитражного или СОЮ) будет автоматически создано событие Исходящая корреспонденция получила обновление статуса - <Наименование стадии карточки исходящего документа> со следующей информацией из карточки документа:

• Дата начала/окончания — текущая дата (дата смены стадии исходящего документа).
• Исходящий документ — ссылка на карточку исходящего документа.
• Вид документа — вид основного документа.

На любой из стадий карточки исходящего документа вы можете синхронизировать документ с уже существующим делом АС или СОЮ:

Если вы хотите синхронизировать входящий документ с уже зарегистрированным делом:

1. Выберите дело из списка в поле Связанное дело блока Исх | Общие данные.
2. Нажмите кнопку .

После синхронизации карточки документа с делом:

1. Документ будет связан с карточкой дела — сведения об исходящем документе будут автоматически заполнены:
   • В блоках (в зависимости от вида основного документа и типа связанного дела):
     • (АС |) Рассмотрение претензии в поле Карточка претензии
     • (АС |) Рассмотрение иска в поле Карточка иска
     • (АС |) Исполнительный документ <Номер> от <Дата выдачи> в поле Исполнительный документ
   • На вкладке Корреспонденция карточки дела
2. В карточке корреспонденции в поле Срок исполнения / ответа будет установлено значение исходя от автоматически рассчитанного значения в поле Крайняя дата ответа в карточке дела, если в поле Вид основного документа выбрана Претензия.
3. Внутри карточки дела будет добавлена задача с типом Удостовериться в доставке претензии, если в поле Вид основного документа выбрана претензия (подробнее см. в разделе Задачи П(Д)).

Нас стадии Обработан дополнительно отображается блок Ссылки, где вы можете выбрать дела из списка и указать к ним комментарий по связи с документом.